ПОЛОЖЕНИЕ об архивном отделе администрации Карачаевского муниципального района

Настоящее Положение об архивном отделе администрации Карачаев­ского муниципального района (далее Положение), разработано в соответст­вии с Федеральными законами от 06.10.2003 №131-Ф3 «Об общих принци­пах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации » и Зако­нами Карачаево-Черкесской Республики от 13.03.2009 №5-РЗ «Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республики» и от 13.11.2006 №85-РЗ «О наде­лении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ка­рачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномо­чиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики».

1.Общие положения

1.1.   Архивный отдел администрации Карачаевского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики (далее-архивный отдел) осущест­вляет управление в сфере архивного дела на территории муниципального района.

1.2.                  Для управления архивным делом на территории Карачаевского му­ниципального района администрация образует в своем составе архивный от­дел, выполняющий функции муниципального архива.

1.3.                                             Архивный отдел является самостоятельным структурным подразде­лением администрации Карачаевского муниципального района без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации Карачаевского му­ниципального района в установленном порядке, так же имеет свою печать архивного отдела (не гербовую), угловой штамп и бланки со своим наимено­ванием.

1.4.                                             Архивный отдел в своей деятельности руководствуется норматив­ными правовыми актами Российской Федерации, Карачаево-Черкесской Рес­публики, Уставом Карачаевского муниципального района, постановлениями и распоряжениями Г лавы администрации Карачаевского муниципального района, а также документами Федерального архивного агентства и Управле­ния Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, настоящим Поло­жениями.

1.5.                                                 Положение         об архивном отделе утверждается Главой администра­ции Карачаевского муниципального района и согласовывается с Управлени­ем Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

1.6.                                       Штатное расписание и номенклатура должностей работников ар­хивного отдела устанавливается Г лавой администрации Карачаевского му­ниципального района Карачаево-Черкесской Республики.

1.      Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет бюджета Карачаевского муниципального рай­она в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.      Дополни­тельными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Карачаево-Черкесской Республики (при реализации программ раз­вития архивного дела, при передаче отдельных государственных полномочий администрации в сфере архивного дела, в т.ч. полномочий на хранение ар­хивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государ­ственной собственности и расположенных на территории Карачаевского му­ниципального района), а также спонсорские или иные доходы.

Для осуществления отдельных государственных полномочий архивно­му отделу могут быть переданы необходимые материальные ресурсы.

При решении вопроса о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен архивный отдел, орган местного самоуправления предос­тавляет архивному отделу здание или помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов. В своей деятельности архивный отдел взаимодействует с Управле­нием Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, республиканским государственными бюджетным учреждением «Государственный архив Кара­чаево-Черкесской Республики», его филиалами и другими муниципальными архивами.

2.3адачи и функции

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

2.1.Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежа­щих постоянному и временному хранению, в том числе:

-хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел; -проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности; обеспечение охран­ного и противопожарного режимов;

-предоставление в установленном порядке учетных, статистических данных в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов;

-ведение БД «Архивный фонд» с последующей передачей информации в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов для включения сведений в БД «Фондовый каталог».

2.1.1.                                                Архивный отдел обеспечивает хранение:

-документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью Карачаевского муниципального района;

-документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Карачаево-Черкесской Республики, в случае наделения ор­гана местного самоуправления муниципального района отдельными государ­ственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Карачаево-Черкесской Республики муниципальному образованию на данные документы;

-документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Российской Федерации, в случае наделения органов местно­го самоуправления Карачаевского муниципального района отдельными госу­дарственными полномочиями по хранению архивных документов или пере­дачи права собственности Российской Федерации Карачаевскому муници­пальному району на данные документы;

-документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов и организаций -источников комплектования;

-документов по личному составу ликвидированных организаций, не яв­ляющихся источниками комплектования.

2.2.Документы          частной формы собственности могут поступать на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договора между собст­венником документов и администрацией Карачаевского муниципального района.

Комплектование   архивного отдела:

-составление списков организаций- источников комплектования, согла­сованных с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при Управлении Кара­чаево-Черкесской Республики по делам архивов, утверждаемых Главой ад­министрации Карачаевского муниципального района; систематическая рабо­та по их уточнению;

-отбор и прием документов постоянного и временного хранения; -проведение в установленном порядке экспертизы ценности докумен­тов, хранящихся в архивном отделе.

2.3.Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций-источников комплектования, включая:

-проведение проверок состояния ведомственного хранения документов; -ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в источниках комплектования на территории Карачаевского муниципального района;

-оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

-рассмотрение и представление на утверждение ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, поступивших от орга­низаций описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтоже­нию документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне;

-рассмотрение и представление на согласование ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов описей дел по личному составу, положений об архиве, экспертной комиссии, индивидуальных но­менклатур дел и инструкций по делопроизводству, актов об утрате или неис­правимом повреждении документов постоянного хранения, организаций- источников комплектования архивного отдела.

2.4.                                                                 Использование архивных документов:

-инициативное информирование администрации Карачаевского муни­ципального района Карачаево-Черкесской Республики, организаций- источников комплектования о составе и содержании документов, хранящих­ся в архивном отделе;

-организация работы пользователей с документами, подготовка доку­ментальных выставок, материалов для средств массовой информации, прове­дение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

-исполнение запросов юридических лиц, выдача архивных справок, за­веренных копий и выписок из документов;

-исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача ар­хивных справок, заверенных копий и выписок из документов;

-рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан; -создание и совершенствование научно-справочного аппарата к доку­ментам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз дан­ных, архивных справочников о составе и содержании документов;

2.5.осуществление контроля за соблюдением архивного законодатель­ства на территории Карачаевского муниципального района;

2.6.                                                  подготовка проектов постановлений, распоряжений Главы админи­страции Карачаевского муниципального района по вопросам развития архив­ного дела на территории Карачаевского муниципального района, совершен­ствования работы архивного отдела.

З. Права архивного отдела

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функ­ций предоставляется право:

3.1.предоставлять       администрацию Карачаевского муниципального рай­она по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела;

3.2.вносить     на рассмотрение администрации Карачаевского муници­пального района Карачаево-Черкесской Республики и Управлении Карачае­во-Черкесской Республики по делам архивов предложения по развитию ар­хивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию, учету и использованию документов, хранящихся в архивном отделе, совершенство­ванию ведомственного хранения архивных документов;

З.З. запрашивать и получать от организаций-источников комплектова­ния необходимые сведения о работе и состоянии ведомственного хранения;

3.4.запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных па территории Карачаевского муниципального района, необ­ходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возло­женных на архивный отдел задач и функций;

3.5.                                              проверять исполнение организациями, расположенными на терри­тории Карачаевского муниципального района, независимо от их форм собст­венности, требования архивного законодательства, в том числе запрашивать

и получать необходимую информацию и информировать руководителей ор­ганизаций о состоянии хранения архивных документов;

3.6.   давать в пределах своей компетенции  организациями, расположен­ным на территории Карачаевского муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам архивного дела;

З.7.иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических  лиц для участия в решении вопросов сохранности документов;

3.8.принимать участия в совещаниях, семинарах и мероприятиях, про­верках проводимых администрацией Карачаевского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики и ее структурными подразделениями; участвовать  экспертных комиссий организаций-источников ком­плектования;

3.8.                                                       создавать на общественных началах муниципальное отделение Рос­сийского общества историков-архивистов (РОИА); организовывать и участ­вовать в работе муниципального отделения РОИА; взаимодействовать с Карачаево-Черкесским республиканским отделением РОИА;

3.10.при наличии свободных площадей осуществлять временное хране­ние архивных документов организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела на основании договора, если это не противо­речит законодательству Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Рес­публики.

4.Opгaнизaция работы архивного отдела

4.1.Отделом возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муници­пальных  должностей Начальник архивного отдела назначается на долж­ность и освобождается от должности Главой администрации Карачаевского муниципального района по согласованию с Управлением Карачаево-Черкесской республики по делам архивов.

4.2.При смене начальника архивного отдела прием-передача дел про­водится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждает­ся администрацией Карачаевского муниципального района и предоставляется в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

4.3. Haчальник архивного отдела:

-организует; деятельность архивного отдела и несет персональную от­ветственность на выполнение возложенных на него задач;

-представляет интересы архивного отдела в отношениях с другими ор­ганизациями-

-распределяет должностные обязанности между специалистами архив­ного отдела;

-отчитывается о работе архивного отдела в области обеспечения со­хранности, организаций хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организуется в соответствии с действующим законода­тельством в области архивного дела.

4.5.Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется

Главой администраций Карачаевского муниципального района в установлен­ном порядке по согласованию с Управлением Карачаево-Черкесской Респуб­лики по дела'' архивов.